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管理者通常注重管理下屬,但實際上,管理上司也是管理者的一項重要責任。要想成功地完成一些高難度工作,必須與上級進行有效溝通,並得到上司的幫助,由上司提供必要的信息、資源支持。要想做到這一點,就必須建立和維持和諧的上下級關系。但遺憾的是很少有管理人員重視管理上司問題,從沒想過要去管理上司甚至認為根本就沒有辦法去管理上司。
(一)通常的幾種做法:
1、設法了解上司的工作目標、工作方式、他所承受的壓力及其優缺點。
2、了解自己的工作需求、工作目標、個人風格及優缺點。
3、建立一種滿足雙方需要和各自風格的上下級關系。
4、積極努力維持這種關系,包括及時與上司溝通、保持誠信以及有選擇地佔用上司的時間和其他資源。
(二)具體做法:
1、要事先主動地了解上司的目標、難題與壓力,同時也必須注意觀察上司的日常行為所透露的各種信號和包含的信息。
2、了解上司的辦事風格也非常重要,特別是在換了一個新上司時。首先要了解上司的為人處世及管理風格。他喜歡事必躬親還是著眼大處?喜歡哪一種溝通方式。
3、列出上司的優缺點,進行有針對性的分析。
如果你的舊上司辦事一絲不苟,而新上司則是一個不拘小節的領導者。後者必須要得到下級詳細的報告纔行。作為下屬就應該意識到這一點,還要特別注意提前將會議的相關信息和主要議程以書面形式送交給他。經過這些准備工作之後,你們共同參加的會議就會很有成效。
如果你並沒有看出新上司的辦事風格與其前任有何區別,你就不會給新上司准備必要的會議背景資料,而上司也覺得你沒有對會議進行充分准備。他要花很多時間問你相關信息。因為這會造成會議的低效率,而且重要的是他會覺得沒有面子。你應該准備好上司需要的一切會議相關資料,讓他了解公司現在的動態,在會前進行詳細匯報,讓他在會上侃侃而談,而不是由你在會上炫耀、出風頭。
尤其在各種內部會議上,如果你想要提出問題就必須先准備好問題的答案,最好還要准備好支持你觀點的資料。大多數上司不喜歡只提出問題而沒有解決方案的下屬,如果你不僅僅提出問題而且還有答案,同時還表示你願意承擔問題的責任,上司就會覺得你是一個有責任心的好下屬。
在上下級關系中的注意事項:
(一)上下級關系是雙向互動對等的,你的上司只佔上下級關系的一半。與上司建立良好的上下級關系還要求你必須了解自身的特點:個人風格、優點和缺點。
知彼知己,百戰不殆。建立一種良好的上下級關系也要在充分了解雙方的前提下建立一套滿足雙方需求的工作方法。
1、工作方法要適應雙方的工作風格。如果你與上司合作了一段時間後,發現上司在開會時經常走神。而你在討論時經常跑題,去探討並不重要的問題背景、其他方案等。而恰恰上司不喜歡過多地討論背景細節。一旦你的討論偏離會議主題,他必然會變得心不在焉。
這時你就應該在了解上司特點的前提下,意識到雙方工作風格的差異,開會時就要言簡意賅、直奔主題。每次會議前事先准備好要討論問題的綱要,開會時按照提綱的思路講。如果必須講一些展開的內容,也要預先聲明。這種改動不僅讓會議更高效,也會減少與上司的衝突,你和上司的關系也會漸漸變得融洽。
2、調整自己的工作方式。每個人對別人提供的信息都有自己喜歡的接收方式,這時候下屬為了更好地與上司溝通就該調整自己的工作方式。有些上司喜歡從書面報告中獲取信息,而另外一些上司喜歡下屬直接口頭匯報。如果你的上司屬於前者,你最好把重要事項或建議寫成書面報告,然後再與其討論。如果你的上司屬於後者,那你最好親自向他匯報工作。
3、下屬通常還可以根據上司的決策風格來調整自己。有些上司喜歡親自參與決策和解決問題,這類上司是參與性比較強的,他們希望隨時掌握工作的進展。通常,這種風格決定了他們希望部下及時向他們匯報工作。參與性強的上司總喜歡以某種方式參與相關工作,因此,最好的做法就是讓他一開始就參與決策。另外一些上司則喜歡授權。他們希望部下只有在遇到棘手問題時或出現重大變故時再去找他們。
(二)另外,上下級間取長補短式的主動調整對建立良好的上下級關系也非常重要。
(三)建立良好的上下級關系還需要在關鍵問題上采取一種良好的溝通方式。
那些自以為已經掌握上司心思的下屬往往會在工作中遇到麻煩。當然,有些上司會向下屬明確、細致地說明他們的想法。但是,大部分人不會這麼做。另外,盡管許多公司建立了供同事們交流看法(例如正式的規劃流程、職業生涯評估、績效評估等)的溝通平臺,但是這些平臺並不能充分發揮作用。
管理上司還有以下的忌諱:
首先,絕對不要讓上司感到意外。上司大多不喜歡『大吃一驚』,他們會覺得沒有安全感和被蒙蔽,因此會不再信任下屬。
其次,絕不要輕視或者小瞧自己的上司!也許上司有時真的很無知或者愚蠢。但是,高估上司是最安全的做法。如果你輕視上司,他又很不大度,他就會伺機報復,那麼你就會斷送自己的職業生涯。
總之,管理上司既是一門科學又是一門藝術,但其在我們的日常管理工作中卻有著舉足輕重的作用,其重要性是不言而喻的。(李亞,南開大學經濟學博士、工商管理博士後、副教授、研究生導師。現任南開大學公司治理研究中心民營企業研究室主任。)